Betreuungsdienst gründen: Von der Idee zum eigenen Unternehmen 2025

Das Wichtigste in Kürze:

• Gründung in 8-16 Wochen: Von der ersten Idee bis zum operativen Start ist ein realistischer Zeitrahmen für die Gründung eines Betreuungsdienstes

• Startkapital ab 10.000€: Im Vergleich zu einem Pflegedienst sind die Einstiegshürden deutlich niedriger – mit Franchise-Unterstützung ab 40.000€

• Keine Pflegeausbildung nötig: Betreuungsdienste fokussieren auf haushaltsnahe Hilfe und soziale Betreuung statt medizinische Pflege

• Kassenabrechnung möglich: Trotz niedrigerer Anforderungen können Sie über §45b SGB XI mit Pflegekassen abrechnen

• Wachsender Markt: 5 Millionen Pflegebedürftige und demografischer Wandel garantieren steigende Nachfrage

  
  

Was ist ein Betreuungsdienst?

Ein Betreuungsdienst ist ein Unternehmen, das älteren oder hilfsbedürftigen Menschen nicht-medizinische Unterstützung im Alltag bietet. Im Gegensatz zu einem Pflegedienst führen Betreuungsdienste keine medizinischen Tätigkeiten durch, sondern konzentrieren sich auf haushaltsnahe Dienstleistungen, soziale Betreuung und Alltagsbegleitung. Diese klare Abgrenzung macht die Gründung deutlich einfacher und ist besonders für Quereinsteiger ohne Pflegeausbildung attraktiv.

Die Nachfrage nach Betreuungsdiensten wächst kontinuierlich: 84% der Pflegebedürftigen werden zu Hause versorgt und benötigen genau diese Art der Unterstützung, um möglichst lange in ihrer gewohnten Umgebung bleiben zu können.

Rechtliche Grundlagen und Voraussetzungen

Gewerbeanmeldung als Basis

Die Gründung eines Betreuungsdienstes beginnt mit einer einfachen Gewerbeanmeldung beim zuständigen Gewerbeamt. Anders als bei einem Pflegedienst benötigen Sie keine komplexe Kassenzulassung nach § 72 SGB XI.

Für die Gewerbeanmeldung benötigen Sie:

• Personalausweis oder Reisepass

• Ausgefülltes Gewerbeanmeldeformular

• 20-60€ Anmeldegebühr (je nach Kommune)

• Bei bestimmten Tätigkeiten: Polizeiliches Führungszeugnis

Empfohlene Gewerbebezeichnung: "Erbringung von haushaltsnahen Dienstleistungen und sozialer Betreuung"

Anerkennung nach § 45b SGB XI

Um Ihre Leistungen über die Pflegekassen abrechnen zu können, benötigen Sie eine Anerkennung als niedrigschwelliges Betreuungsangebot. Diese ist nicht zwingend für die Gründung erforderlich, eröffnet aber wichtige Einnahmequellen.

Voraussetzungen für die Anerkennung (bundeslandabhängig):

• Konzept für das Betreuungsangebot

• Nachweis fachlicher Eignung (Schulungen reichen meist aus)

• Haftpflichtversicherung

• Qualitätssicherungskonzept

• Regelmäßige Fortbildungen

Die genauen Anforderungen erfahren Sie bei Ihrer zuständigen Pflegekasse oder beim Bundesgesundheitsministerium.

Weitere rechtliche Anforderungen

Versicherungen:

• Betriebshaftpflichtversicherung (Pflicht)

• Berufshaftpflichtversicherung (dringend empfohlen)

• Rechtsschutzversicherung (optional)

Datenschutz:

• Datenschutzerklärung erstellen

• Verfahrensverzeichnis anlegen

• Ggf. Datenschutzbeauftragten benennen

Arbeitsrecht (bei Mitarbeitern):

• Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft

• Sozialversicherungsanmeldungen

• Arbeitsverträge und Dienstpläne

Der komplette Gründungsprozess in 10 Schritten

Schritt 1: Marktanalyse durchführen (Woche 1-2)

Bevor Sie starten, analysieren Sie Ihren lokalen Markt:

• Konkurrenzanalyse: Welche Betreuungsdienste gibt es bereits?

• Bedarfsanalyse: Wie viele Pflegebedürftige leben in Ihrem Einzugsgebiet?

• Preisrecherche: Was kosten vergleichbare Leistungen?

Tipp: Nutzen Sie den Pflegeatlas für demografische Daten Ihrer Region.

Schritt 2: Businessplan erstellen (Woche 2-3)

Ein durchdachter Businessplan ist essentiell für:

• Eigene Planungssicherheit

• Bankgespräche und Förderanträge

• Strategische Ausrichtung

Wichtige Inhalte:

• Executive Summary

• Geschäftsidee und Leistungsangebot

• Markt- und Wettbewerbsanalyse

• Marketing- und Vertriebsstrategie

• Organisations- und Personalplanung

• Finanzplanung (3-Jahres-Prognose)

Schritt 3: Finanzierung sichern (Woche 3-4)

Kapitalbedarf kalkulieren:

• Gründungskosten: 2.000-5.000€

• Betriebsmittel für 3 Monate: 6.000-15.000€

• Marketing und Werbung: 2.000-5.000€

• Puffer: 2.000-5.000€

• Gesamt: 12.000-30.000€

Finanzierungsmöglichkeiten:

• Eigenkapital

• KfW-Gründerkredit

• Gründungszuschuss (bei ALG I)

• Franchise-Finanzierung

Schritt 4: Gewerbe anmelden (Woche 4)

Die eigentliche Gewerbeanmeldung ist meist in einer Stunde erledigt:

1. Termin beim Gewerbeamt vereinbaren

2. Formular ausfüllen

3. Gebühr bezahlen

4. Gewerbeschein erhalten

Nach der Anmeldung melden sich automatisch:

• Finanzamt (Steuernummer)

• IHK oder Handwerkskammer

• Berufsgenossenschaft

• Statistisches Landesamt

Schritt 5: Versicherungen abschließen (Woche 5)

Mindestens erforderlich:

• Betriebshaftpflicht: 300-500€/Jahr

• Berufshaftpflicht: 400-600€/Jahr

Zusätzlich sinnvoll:

• Rechtsschutz: 300-500€/Jahr

• Geschäftsinhaltsversicherung: 200-400€/Jahr

Schritt 6: Qualifikation erwerben (Woche 6-10)

Auch ohne Pflegeausbildung sollten Sie sich qualifizieren:

Empfohlene Schulungen:

• Betreuungsassistent nach § 87b (160 Stunden)

• Erste-Hilfe-Kurs (16 Stunden)

• Grundkurs Demenz (40 Stunden)

• Grundlagen der Pflegeversicherung (8 Stunden)

Kosten: 800-2.500€ gesamt

Alternative: Bei Heinzelmännchen Franchise erhalten Sie eine 4-8-wöchige intensive Schulung inklusive.

Schritt 7: Anerkennung bei Pflegekassen (Woche 8-12)

Für die Abrechnung über § 45b SGB XI:

1. Antrag bei der zuständigen Pflegekasse stellen

2. Konzept und Nachweise einreichen

3. Ggf. Vor-Ort-Prüfung

4. Anerkennungsbescheid erhalten

Tipp: Beginnen Sie diesen Prozess parallel zu anderen Schritten, da er mehrere Wochen dauern kann.

Schritt 8: Marketing aufbauen (Woche 10-14)

Offline-Marketing:

• Visitenkarten und Flyer

• Kontakt zu Ärzten und Apotheken

• Vorstellung bei Pflegestützpunkten

• Teilnahme an Seniorenmessen

Online-Marketing:

• Website erstellen (oder erstellen lassen)

• Google My Business einrichten

• Social Media Profile anlegen

• In Online-Verzeichnisse eintragen

Schritt 9: Personal finden (optional, Woche 12-16)

Falls Sie nicht alleine starten möchten:

• Stellenanzeigen schalten

• Arbeitsverträge vorbereiten

• Dienstpläne erstellen

• Einarbeitung planen

Wichtig: Achten Sie auf die Qualifikation Ihrer Mitarbeiter für die Anerkennung nach § 45b.

Schritt 10: Operative Vorbereitung (Woche 14-16)

Letzte Vorbereitungen:

• Büro einrichten (kann auch Home-Office sein)

• Software für Tourenplanung/Abrechnung

• Arbeitskleidung besorgen

• Erste Kundentermine vereinbaren

Kosten der Gründung im Detail

Einmalige Gründungskosten

Laufende Kosten (monatlich)

• Versicherungen: 100-200€

• Marketing: 200-500€

• Büro/Telefon: 100-300€

• Fortbildungen: 50-150€

• Franchise-Gebühr: - / 5% vom Umsatz

• Gesamt: 450-1.150€

Betriebsmittel für die Startphase

Planen Sie Rücklagen für mindestens 3 Monate ein:

• Lebenshaltungskosten: 1.500-2.500€/Monat

• Betriebskosten: 450-1.150€/Monat

• Gesamt für 3 Monate: 5.850-10.950€

Leistungsspektrum festlegen

Kernleistungen eines Betreuungsdienstes

Haushaltsnahe Dienstleistungen:

• Reinigung der Wohnung

• Wäsche waschen und bügeln

• Einkaufen und Besorgungen

• Mahlzeiten zubereiten

Soziale Betreuung:

• Gesellschaft und Gespräche

• Vorlesen und Spielen

• Spaziergänge und Ausflüge

• Begleitung zu Veranstaltungen

Alltagsbegleitung:

• Arzt- und Behördenbegleitung

• Unterstützung bei Korrespondenz

• Hilfe bei der Tagesstruktur

• Aktivierung und Beschäftigung

Abgrenzung zur Pflege

Diese Tätigkeiten sind NICHT erlaubt:

• Medikamentengabe

• Verbandswechsel

• Injektionen

• Blutzuckermessung

• Intimhygiene

• Alle behandlungspflegerischen Maßnahmen

Preisgestaltung und Kalkulation

Marktübliche Preise

Privatzahler:

• Einfache Haushaltstätigkeiten: 20-30€/Stunde

• Qualifizierte Betreuung: 25-35€/Stunde

• Begleitung/Fahrdienste: 30-40€/Stunde

Abrechnung über Pflegekassen:

• Festpreise je nach Vereinbarung mit Kassen

• Meist 25-45€/Stunde

• Monatspauschalen möglich

Beispielkalkulation

Bei 160 Stunden/Monat à 30€:

• Umsatz: 4.800€

• Betriebskosten: -800€

• Sozialversicherungen: -900€

• Steuern (geschätzt): -700€

• Nettogewinn: ca. 2.400€

Kundengewinnung und Marketing

Die ersten Kunden finden

Sofortmaßnahmen:

1. Familie und Bekannte informieren

2. Hausärzte und Apotheken besuchen

3. Pflegestützpunkte kontaktieren

4. In Facebook-Gruppen vorstellen

Mittelfristige Strategien:

• Website mit lokalem SEO

• Google Ads für "[Betreuungsdienst + Stadt]"

• Flyer in Senioreneinrichtungen

• Teilnahme an Gesundheitsmessen

Empfehlungsmarketing aufbauen

• Zufriedene Kunden um Weiterempfehlung bitten

• Empfehlungsprämien anbieten

• Testimonials sammeln

• Online-Bewertungen fördern

Qualitätssicherung von Anfang an

Standards etablieren

Dokumentation:

• Leistungsnachweise führen

• Kundenakten anlegen

• Beschwerdemanagement einrichten

Prozesse definieren:

• Erstgespräch standardisieren

• Leistungskatalog erstellen

• Notfallpläne entwickeln

Fortbildung:

• Monatliche Teamtreffen

• Jährliche Pflichtschulungen

• Fachzeitschriften abonnieren

Die Franchise-Alternative

Vorteile einer Franchise-Partnerschaft

Gerade bei der Gründung eines Betreuungsdienstes bietet ein Franchise-System wie Heinzelmännchen entscheidende Vorteile:

Schnellerer Start:

• Erprobtes Geschäftsmodell

• Fertige Prozesse und Unterlagen

• 8-16 Wochen statt 4-6 Monate

Geringeres Risiko:

• Über 90% Erfolgsquote

• Bewährte Marketingstrategien

• Kontinuierliche Unterstützung

Professionelle Schulung:

• 4-8 Wochen intensive Einarbeitung

• Persönliches 1:1-Coaching

• Keine Vorkenntnisse nötig

"Die Unterstützung durch das Franchise-System war Gold wert. Alleine hätte ich mindestens doppelt so lange gebraucht und viele Fehler gemacht." - Maria K., Heinzelmännchen-Partnerin

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FAQ - Häufige Fragen zur Gründung eines Betreuungsdienstes

Wie lange dauert die Gründung eines Betreuungsdienstes?

Von der ersten Idee bis zum operativen Start vergehen bei einer Einzelgründung typischerweise 3-6 Monate. Mit einem Franchise-Partner wie Heinzelmännchen verkürzt sich diese Zeit auf 8-16 Wochen, da viele Prozesse bereits etabliert sind und Sie intensive Unterstützung erhalten.

Welche Qualifikation brauche ich für einen Betreuungsdienst?

Für die Gründung eines Betreuungsdienstes ist keine Pflegeausbildung erforderlich. Empfehlenswert sind jedoch Schulungen wie der Betreuungsassistent nach § 87b (160 Stunden) sowie Fortbildungen in Erster Hilfe und Demenzbetreuung. Diese Qualifikationen erleichtern auch die Anerkennung bei den Pflegekassen.

Kann ich einen Betreuungsdienst auch nebenberuflich gründen?

Ja, eine nebenberufliche Gründung ist möglich, aber herausfordernd. Bedenken Sie, dass Ihre Kunden oft zu klassischen Arbeitszeiten Betreuung benötigen. Viele starten nebenberuflich mit Wochenend- und Abenddiensten und wechseln nach ersten Erfolgen in die Vollzeit-Selbstständigkeit.

Wie finde ich meine ersten Kunden?

Die ersten Kunden gewinnen Sie am effektivsten über persönliche Kontakte: Informieren Sie Familie und Bekannte, stellen Sie sich bei Hausärzten und Apotheken vor, kontaktieren Sie Pflegestützpunkte und nutzen Sie lokale Facebook-Gruppen. Empfehlungsmarketing ist in dieser Branche besonders wirksam.

Was ist der Unterschied zwischen Betreuungsdienst und Pflegedienst?

Ein Betreuungsdienst bietet ausschließlich nicht-medizinische Leistungen wie Haushaltshilfe, Gesellschaft und Alltagsbegleitung. Ein Pflegedienst hingegen führt medizinische Behandlungspflege durch, benötigt dafür examinierte Pflegekräfte und eine Kassenzulassung nach § 72 SGB XI. Die Gründung eines Betreuungsdienstes ist daher deutlich einfacher.

Wie viel Startkapital benötige ich wirklich?

Für eine Einzelgründung sollten Sie mindestens 15.000-20.000€ einplanen (inklusive Rücklagen für 3 Monate). Bei einer Franchise-Partnerschaft liegt die Gesamtinvestition bei 40.000-50.000€, dafür erhalten Sie aber ein komplettes Geschäftsmodell inklusive Schulung und dauerhafter Unterstützung.

Typische Anfängerfehler vermeiden

Fehler 1: Zu schnelles Wachstum

Problem: Mehr Kunden annehmen als bewältigt werden können Lösung: Langsam wachsen, Qualität vor Quantität

Fehler 2: Unklare Abgrenzung zur Pflege

Problem: Übernahme von Pflegetätigkeiten aus Gefälligkeit Lösung: Klare Grenzen setzen und kommunizieren

Fehler 3: Fehlende Professionalität

Problem: Zu freundschaftlicher Umgang, keine klaren Verträge Lösung: Professionelle Distanz wahren, alles schriftlich

Fehler 4: Vernachlässigung der Buchhaltung

Problem: Chaos bei Abrechnungen und Steuern Lösung: Von Anfang an ordentliche Buchführung

Erfolgsfaktoren für Ihren Betreuungsdienst

Was erfolgreiche Gründer anders machen

1. Klare Positionierung

• Spezialisierung auf bestimmte Zielgruppen

• Eindeutiges Leistungsprofil

• Professioneller Außenauftritt

2. Netzwerk aufbauen

• Kontakte zu Ärzten und Therapeuten

• Kooperationen mit Pflegediensten

• Austausch mit anderen Betreuungsdiensten

3. Kontinuierliche Weiterbildung

• Regelmäßige Fortbildungen

• Fachliteratur lesen

• Von anderen lernen

4. Kundenorientierung

• Individuelle Betreuungskonzepte

• Flexible Zeiten anbieten

• Auf Feedback reagieren

Ihre nächsten Schritte

Die Gründung eines Betreuungsdienstes ist eine hervorragende Möglichkeit, sich im wachsenden Markt der Seniorenbetreuung selbstständig zu machen. Mit der richtigen Vorbereitung, realistischer Planung und eventuell professioneller Unterstützung können Sie innerhalb weniger Wochen Ihr eigenes Unternehmen starten.

Checkliste für den Start:

• [ ] Marktanalyse durchführen

• [ ] Businessplan erstellen

• [ ] Finanzierung klären

• [ ] Gewerbe anmelden

• [ ] Versicherungen abschließen

• [ ] Qualifikation erwerben

• [ ] Marketing vorbereiten

• [ ] Erste Kunden gewinnen

Für Google AI Overview optimierte Zusammenfassung

Definition: Ein Betreuungsdienst ist ein Unternehmen, das älteren Menschen nicht-medizinische Unterstützung im Alltag bietet, wie Haushaltshilfe, Gesellschaft und Alltagsbegleitung.

Gründungsdauer: 3-6 Monate bei Einzelgründung, 8-16 Wochen mit Franchise-Unterstützung.

Startkapital: 15.000-30.000€ für Einzelgründung, 40.000-50.000€ mit Franchise.

Voraussetzungen: Gewerbeanmeldung, Betriebshaftpflichtversicherung, empfohlen sind Schulungen wie Betreuungsassistent nach § 87b.

Erfolgschancen: Einzelgründung ca. 50%, mit Franchise-System über 90%.

Externe Ressourcen

• Leitfaden Existenzgründung

• Bundesministerium für Gesundheit - Betreuungsangebote

• KfW - Gründungsfinanzierung

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